TANAH BUMBU, Goodnews.co.id – Mudahkan pencarian arsip data dan dokumen, Dinas Pendidikan (Disdik) Kabupaten Tanah Bumbu meluncurkan inovasi Sistem Pencarian Arsip Online (Simpan).
Tujuan inovasi Simpan dilakukan agar semua arsip produksi Dinas Pendidikan tersimpan dan tertata dengan baik, sehingga mempermudah dalam pencarian arsip.
Inovasi Simpan merupakan penyusunan rancangan aksi perubahan demi mempermudah proses dalam pencarian arsip, khususnya pada Sekretariat Dinas Pendidikan Tanah Bumbu. Sekaligus sebagai syarat mengikuti pelatihan kepemimpinan administrasi angkatan ke IV tahun 2024 di Kota Bandung.
Penyusun rancangan aksi Simpan, Dwi Teguh Efendi, menjelaskan, produk arsip dalam 1 tahun pada Dinas Pendidikan hampir mencapai 20 ribu nomor surat. Sehingga tidak memungkinkan lagi arsip tersebut disimpan secara manual, maka dari itu dilakukan secara online.
“Adanya inovasi Simpan ini, maka arsip Dinas pendidikan lebih mudah dicari sampai kapan pun. Kemudian setelah di arsipkan, itu akan selalu ada,” katanya, Kamis (10/10/2024).
Penyimpanan arsip secara online ini dimulai dari tahun 2024, apabila kapasitasnya cukup, maka arsip di tahun berikutnya bisa di akomodir untuk selanjutnya.
Dwi Teguh Efendi mengakui, selama ini penggunaan arsip masih di kelola cara manual. Yakni dengan memposisikan kedalam lemari penyimpanan, yang dampaknya mengakibatkan tumpukan arsip, dan hal tersebut akan menghambat akses pencarian saat diperlukan.
“Belum lagi ada potensi hilangnya dokumen maupun terbuangnya waktu untuk menelusuri letak arsip tersebut,” tuturnya.
Ia menambahkan, tak jarang hal tersebut dilakukan para aparatur, dimana back up arsip masih tersimpan di komputer atau flashdisk, hal ini menyulitkan dalam pencarian data saat diperlukan.
“Kelebihannya lagi dari arsip online ini, kalau pegawai yang bersangkutan tak berada di tempat, maka tidak menjadi halangan untuk mencari arsip yang diperlukan,” ucapnya.
Kelebihan selanjutnya, arsip secara manual banyak tak tersusun rapi. Sementara itu, berdasarkan manajemen ASN, arsip yang masih dalam soft file harus disusun berdasarkan klasifikasi dan disusun secara berurutan, sesuai dengan waktunya masing-masing.
“Dalam aksi perubahan ini kami mengharapkan, pengelolaan arsip pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu dapat dilaksanakan secara optimal. Sehingga berkas ataupun data arsip akan menjadi tertata dengan baik dan mudah di akses guna efektivitas maupun efesiensi kerja,” tutupnya. (E)
